La destrucción de papel confidencial es esencial para optimizar el espacio en tu empresa. Existen algunas dudas frente a cuáles documentos se deben guardar y cuánto tiempo se deben de mantener. En este artículo te resumimos las regulaciones que existen frente a este tema en el país.

En Colombia, existen varias leyes y regulaciones que exigen la destrucción segura de documentos y papeles, entre ellas:

• La Ley 1581 de 2012, «Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales» establece las normas para la protección de datos personales y establece que las empresas deben asegurar la confidencialidad de la información y destruir los datos personales una vez que han cumplido con su finalidad.
• La Ley 1753 de 2015, «Por la cual se regula el tratamiento de datos personales en posesión de las entidades públicas» establece las normas para el tratamiento de datos personales en posesión de las entidades públicas, incluyendo la destrucción segura de estos datos una vez que han cumplido con su finalidad.
• La Resolución 005 de 2018, «Por medio de la cual se establecen las normas y procedimientos para el tratamiento de los datos personales en posesión de las entidades públicas» establece las normas y procedimientos para el tratamiento de los datos personales en posesión de las entidades públicas, incluyendo la destrucción segura de estos datos una vez que han cumplido con su finalidad.
• La Resolución 037 de 2019, «Por la cual se establecen las normas y procedimientos para el tratamiento de los datos personales en posesión de las entidades públicas» establece las normas y procedimientos para el tratamiento de los datos personales en posesión de las entidades públicas, incluyendo la destrucción segura de estos datos una vez que han cumplido con su finalidad.
• En Colombia, la destrucción de documentos de contabilidad está regulada por la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) y la Ley del Impuesto General a las Ventas (IGV). Según estas leyes, las empresas deben conservar los documentos contables durante un período mínimo de cinco años a partir de la fecha en que se realizó la operación correspondiente. Durante este período, las empresas deben tener acceso a estos documentos para poder cumplir con las obligaciones fiscales y contables. Una vez cumplido este plazo, las empresas pueden destruir los documentos contables de forma segura y certificada. Sin embargo, es importante tener en cuenta que cualquier documento contable que sea relevante para un procedimiento administrativo o judicial, deberá ser conservado hasta el final de ese proceso.

Es importante mencionar que cualquier entidad pública o privada debe cumplir con estas regulaciones, y es importante contar con un servicio de destrucción de documentos confidenciales que cumpla con las regulaciones legales y brinde la seguridad necesaria para proteger la información confidencial de los clientes.